La actividad laboral se encuentra más globalizada en la actualidad, lo cual ha generado una creciente necesidad de propiciar las reuniones de negocios en formato virtual. Skype empresarial es la mejor alternativa para lograr una comunicación efectiva y negocios más exitosos.

¿Qué es Skype for Business o Skype empresarial?

Skype for Business, es la nueva denominación dada a la plataforma antiguamente conocida como Microsoft Lync Server.

Desde su aparición este software ha sido acreditado como una de las formas más fáciles de comunicarse con personas fuera de la oficina, ampliando de este modo el alcance y mercado objetivo de muchas empresas.

Corporaciones y empresas de todos los tamaños utilizan esta aplicación para conectarse con otros usuarios de un mismo entorno laboral; pues skype empresarial es la forma de comunicación grupal más productiva a través de vídeos, videoconferencia, intercambio de archivos, correo electrónico y llamadas de voz.

La popularidad de esta versión de Skype ha conseguido extenderse a los rincones más lejanos del mundo, siendo la principal manera en que muchos jefes establecen comunicación directa con sus empleados sin necesidad de reuniones presenciales.

Debido al grado de importancia que posee y a la versatilidad de uso que ofrece, Skype Empresarial no es un sistema de comunicación gratuito como sucede con la versión para consumidores a nivel personal. No obstante, tiene varias ventajas que redimen muy bien esta característica, por lo cual vale la pena el costo.

Skype Empresarial se puede implementar como una aplicación de escritorio o de uso en móviles, así como en la nube o como un servicio híbrido.

Pasado y futuro de Skype empresarial

Antes de adquirir Skype, la plataforma usada por Microsoft con el objetivo de establecer comunicaciones comerciales tenia el nombre de Microsoft Lync Server.

Desde el año 2011, cuando dicha empresa obtuvo las acciones correspondientes a la aplicación de mensajería que en aquel entonces solo está disponible para consumidores, comenzó una carrera por desarrollar tecnología de comunicaciones que pudiera dar soluciones efectivas para la industria laboral.

Lo que Microsoft se proponía era lograr unificar la interfaz de Skype con la capacidad de Lync (su antigua plataforma), incluyendo entre sus características el cifrado de llamadas para mayores estándares de seguridad.

No fue sino hasta el año 2015 cuando la idea empezó a materializarse con todas esas características integradas, saliendo al mercado con el nombre de Skype for Business. Lo cual produjo que finalmente fuese reemplazado su formato de telecomunicación para empresas por este nuevo formato de Skype.

Microsoft mantiene su marcha a paso firme y constante, con respecto al mejoramiento de la experiencia para los usuarios con respecto al tema de la comunicación y los negocios, dejando entrever un proyecto que asoma la posibilidad de una posible asociación con la empresa a cargo de Slack.

En 2017, Microsoft anuncia que sus desarrolladores estaban trabajando en una nueva herramienta : Microsoft Teams. Esta fue presentada como una alternativa que eventualmente va a reemplazar a Skype for Business, en una fecha aún no especificada.

Sin embargo, mientras esto último ocurre su equipo de trabajo seguirá ofreciendo más funciones, actualizaciones y mejoras de Skype for Business.

Características específicas de Skype for Business

1 Accesibilidad

Esta aplicación se puede descargar desde Windows, Mac, Android y iPhone; pudiendo acceder a ella desde donde está instalada o desde cualquier otro dispositivo mediante su formato web.

Todas las funcionalidades de la plataforma son relativamente fácil de usar y en caso de que alguien tuviese problemas técnicos, ofrece soporte personalizado para brindar soluciones óptimas.

2 Seguridad

En skype, los desarrolladores saben que la información manejada por las empresas es en extremo confidencial. Es por eso que entre sus características dieron especial importancia al tema de la seguridad.

El programa posibilita incluir un administrador que asigna permisos específicos, designando el acceso de las personas a las funciones que les corresponden. Por ejemplo, una determinada empresa puede decidir que los trabajadores en el área de ventas solo pueden usarla para hacer llamadas internacionales.

Skype for Business también le permite al administrador estar al tanto de quién está haciendo uso de las funciones del programa. Lo cual permite a la compañía ver si los empleados lo usan debidamente garantizando su aprovechando al máximo.

Cabe destacar que ese mismo administrador puede negar el acceso a quien crea conveniente para la empresa. Es decir que si algún empleado se retira de su puesto, inmediatamente se le pueden retirar sus credenciales dentro de la plataforma, para mantener el control sobre documentos y archivos que sea confidenciales.

3 Comunicación en tiempo real

Las reuniones de negocios se pueden transmitir en vivo y directo con video y audio de la más alta calidad, sin importar desde donde ocurra el acceso de los usuarios.

Mediante la mensajería instantánea los asistentes a las reuniones escuchar detenidamente y tomar notas que podrán visualizar más tarde con todos sus detalles.

4 Productividad

La interfaz de esta versión permite a sus usuarios tener la videollamada activa en su pantalla, al mismo tiempo que ejecuta y controla otras aplicaciones en el ordenador.

Los empleados mejoran su nivel de productividad de manera considerable, pues también cuenta con otras funciones útiles como la posibilidad de compartir notas e informes que pueden ser abiertos durante la reunión sin cortar la comunicación.

Una función un poco controversial es que los líderes del equipo de trabajo o quienes comandan la reunión tienen la potestad de silenciar o eliminar usuarios que no deberían tener acceso a la reunión.

¿Que sistema operativo necesita Skype Empresarial?

Las empresas pueden ejecutar el software de Skype para empresas en dispositivos con sistemas operativos Windows, Android y dispositivos Apple iOS.

La licencia para este producto se puede obtener de forma independiente o como parte del  conjunto de aplicaciones de Office 365 que ofrece Microsoft en su tienda oficial . Está disponible para su uso como servidor local, (Skype for Business Server) o como un servicio basado en la nube, (conocido como Skype for Business Online).

¿Por qué usar Skype para tu empresa?

Con sistemas de comunicaciones totalmente integrados en el software y dispositivos usados para el desenvolvimiento de los negocios realizados por tu compañía, ésta tiende a reducir sus gastos operativos, al mismo tiempo aprovecha para enfocar la mayor parte del tiempo de los empleados en su productividad rompiendo las barreras a la comunicación.

Otra gran razón es que es una buena manera de promover hábitos de trabajo móviles y permitir el equilibrio entre el trabajo y la vida de los empleados, recuerda que empleados felices son más productivos.

Skype para empresas y Office 365

Una de las muchas ventajas de Skype for Business es que la integración con Office 365 se da muy bien. Lo cual significa que puedes utilizarlo en conjunto con las últimas versiones de todas las aplicaciones que tanto te gustan de la Suite de Oficina nativa de Microsoft: Word, Excel, PowerPoint, correo electrónico, almacenamiento en la nube y Otras.

Incluso este software te permite enviar mensajes instantáneos e iniciar una llamada de voz o de video desde un documento de Word o PowerPoint.

Puedes programar las reuniones del equipo desde Outlook, presentar documentos, compartir pantalla y mostrar lo que ves e incluso otorgar permiso para alguien más controle  el escritorio de tu ordenador de forma remota. Y dado que Office 365 se puede instalar en varios dispositivos,

Para acceder a todas esas aplicaciones de Office y a Skype empresarial, lo puedes hacer desde una PC / Mac, tableta o smartphone.

Skype para consumidores vs Skype empresarial

Pese a que son programas que derivan de la misma empresa y tienen una interfaz bastante similar, en realidad son productos con enfoques totalmente diferentes. Por ejemplo la versión para particulares es de uso gratuito, pero tiene como desventaja su funcionalidad es limitada limitada y no ofrece soporte empresarial.

En el caso de la versión para consumidores, Microsoft la adquirió mediante compra ya establecida en el año 2011; mientras que la modalidad para negocios fue un proyecto que lanzaron al mercado partiendo de cambios realizados a una de sus plataforma en el año 2015. Estos cambios incluían una nueva interfaz, nueva versión del servidor y actualizaciones del servicio UC en Office 365.

Según el mismo Microsoft, la versión original de Skype no deja de ser una opción eficiente para las comunicaciones establecidas con fines empresariales; sin embargo recomiendan que es más adecuada para empresas pequeñas constituidas por hasta 20 empleados. Consumer Skype es gratis cuando ambos usuarios han instalado la aplicación. En caso de ser  una empresa más grande que tiene más de 20 empleados, Microsoft recomienda hacer uso de Skype for Business para aumentar la productividad del negocio.

La versión empresarial entre otras cosas permite la administración de los pagos de conexión a través de la red de la empresa, reemplazando la ejecución de los mismo a través de una serie de cuentas administradas individualmente.

Conclusiones

Existen otras aplicaciones empresariales que van bien si estás organizando una pequeña reunión, con al menos 25 personas asistiendo de forma remota.

No obstante, cuando el número de estos alcanza digamos que las 100 personas, el desenvolvimiento de esos softwares de comunicación se vuelve ineficiente

En cambio, cuando para ello se usa Skype Empresarial, el seminario web puede hasta 250 personas al mismo tiempo ¿Notas la diferencia?